Nota spese, come compilarla.

Nota spese

Tra le tante operazioni che un amministratore oppure un dipendente d’azienda deve effettuare, rientra anche la nota spese. In effetti, quest’operazione può sembrare facile, ma se non si svolge nella maniera corretta potrebbe far nascere diverse complicazioni.

La nota spese è davvero fondamentale se si vogliono recuperare le proprie finanze e per questa ragione non occorre affatto sottovalutarla. Come compilare al meglio la nota spese? Ecco quindi tutto ciò che c’è da sapere al riguardo nei minimi dettagli.

Nota spese: cos’è questo elemento?

In primo luogo quindi, occorre comprendere nei dettagli in cosa consiste la nota spese. Potrebbe sembrare strano, ma molti non sanno ancora bene cos’è questo elemento. Ebbene, occorre subito comprendere che la nota spese può essere considerata uno strumento che avvantaggia coloro che sono i lavoratori di un’azienda.
Quest’ultimi, quando devono sostenere spese a causa di impegni lavorativi o compiti aziendali possono compilare tale modulo per ottenere un pratico e veloce rimborso delle finanze.
Certo, non per tutto è possibile compilare una nota spese e ricevere un adeguato rimborso. Per essere sempre sicuri, è bene controllare il regolamento aziendale vigente della società per la quale si lavora. In quest’ultimo verrà sicuramente specificato quale formato predilige l’azienda, se digitale oppure cartaceo, ed in quali casi è possibile appellarsi a questo pratico strumento.

Come compilare la nota spese nel migliore dei modi?

A questo punto, dopo aver capito in cosa consiste la nota spese, occorre comprendere come compilarla nel migliore dei modi.
Ebbene, in tale modulo sono presenti diversi campi da completare prestando la massima attenzione. Ecco nel dettaglio quelle che sono le informazioni da inserire, così da evitare fraintendimenti e situazioni di imbarazzo dovute all’errata compilazione della nota spese.

Riferimenti aziendali: in questo campo occorre naturalmente inserire quelli che sono i riferimenti dell’azienda alla quale si richiede il rimborso. Si ricorda di inserire la ragione sociale dell’attività commerciale per intera, senza mancare alcun nome. Inoltre, è fondamentale inserire anche l’indirizzo aziendale.

Dati del richiedente collaboratore: in questa sezione dovranno invece essere inseriti quelli che sono i dati inerenti a colui che richiede il rimborso. Quindi non dovranno mancare informazioni come nome e cognome, scritti per bene ed in modo leggibile se il documento deve essere completato a mano su modulo cartaceo. Inoltre, bisognerà certificare anche qual è lo stato attuale del collaboratore nei confronti dell’azienda. Si sottolinea come anche gli stagisti devono inserire la loro posizione nel quadro aziendale.

Data e luogo delle spese: in questo campo bisognerà inserire con precisione massima quelli che sono i dati inerenti alla data ed al luogo della trasferta oppure dell’evento che ha comportato l’utilizzo delle risorse per le quali si chiede rimborso. La data dovrà essere indicata per intera, vale a dire dal momento dell’inizio fino a quello della fine.

Tipologia di spesa effettuata: solitamente quando occorre compilare questa voce si ha dinanzi a sé una tabella con diverse categorie. Ebbene, in tal caso non bisognerà fare altro che indicare in modo chiaro quali somme sono state spese per le categorie indicate. Basterà fare un report ad esempio delle spese impiegate per l’hotel nel quale si è soggiornato o per la cena che si è tenuta durante l’incontro di lavoro.

Note: infine, si possono aggiungere eventuali annotazioni personali e non che abbiano attinenza con le spese sostenute.

Si ricorda ancora, che insieme alla nota spese è fondamentale allegare scontrini, fatture e ricevute fiscali rilasciate da coloro che hanno erogato i servizi. Solo in questo modo si può avere la certezza che il proprio rimborso venga accolto e vada a buon fine.

Quali sono i passaggi da compiere quando si deve compilare una nota spese?

In ultima analisi, per riuscire a comprendere se una nota spese è stata compilata in modo corretto, è bene seguire tre semplici passaggi. Il primo passaggio è quello di compilare la nota, allegando allo stesso tempo tutti i documenti fiscali in suo possesso e cercando di non perdere alcuna informazione.

Il secondo passaggio consiste nel ricontrollare tutte le informazioni inserite, prestando particolare attenzione a quelli che possono essere gli errori commessi, sia in materia di calcolo che a livello grammaticale.

Infine, occorre effettuare l’inserimento della nota spese, aspettando che questo documento venga inserito nella contabilità della società e che il rimborso venga effettuato a chi ne ha fatto richiesta.

Forse passerà un po’ di tempo ma con la giusta pazienza e seguendo quelli che sono i passaggi descritti in precedenza, si potrà compilare in modo ottimale la nota spese ed ottenere il tanto agognato rimborso.