Le impostazioni base di LibertyCommerce – Le Tabelle – parte 1

Quest’oggi vorrei fare un passo indietro e tornare alle impostazioni di base del software LibertyCommerce . Da diversi mesi, infatti, parliamo di applicazioni e funzionalità del programma più avanzate ma credo che ogni tanto sia proficuo ricordare i fondamenti da cui tutto è partito. Uno di questi è costituito dalle tabelle, facilmente richiamabili dal menù a tendina della finestra principale.

Una delle prime azioni indispensabili al corretto funzionamento del programma LibertyCommerce  è quella di compilare le principali tabelle che permettono l’utilizzo delle altre sessioni del software. Le tabelle, come potete vedere dall’immagine a fianco riportata, sono molteplici, ciascuna voce dedicata ad uno specifico compito; alcune sono più necessarie di altre, soprattutto perché legate a funzionalità che tutti utilizzano (come la registrazione e l’emissione di documenti,  la compilazione delle schede prodotto del magazzino, o la stessa gestione degli operatori abilitati ad operare sul programma). Lo schema che è ripetuto per molte delle tabelle è costituito da una finestra che mostra al centro le voci già create; selezionandole è possibile richiamarle con il pulsante Modifica e variare i dati già inseriti oppure cancellarle con il pulsante Elimina. Creare una nuova voce della tabella, è altrettanto semplice: basta cliccare sul pulsante “Nuovo” ed inserire le informazioni richieste.

Vediamo, dunque, voce per voce ciascuna tabella prevista, ricordandovi che alcune di esse sono solo disponibili nelle versioni di programma più completo come l’ADVANCED o l’ENTERPRISE.

BANCHE E’ la tabella che consente l’inserimento delle banche utilizzate dalla propria azienda per l’esercizio delle attività finanziarie e commerciali. I campi richiesti sono ovviamente il nome della banca, e l’ IBAN come obbligatori mentre tutti gli altri sono ottenuti automaticamente dal programma se si clicca sul pulsante apposito (oppure, pazientemente, si possono immettere manualmente). Da qui è possibile effettuare anche una stampa di tutte le banche con i loro dati.

PAGAMENTI Le tabelle che gestiscono i pagamenti sono due: TIPI di pagamento consente di immettere tutte le forme di pagamento utilizzate dall’azienda con i propri fornitori ma anche quelli concessi dalla stessa azienda ai propri clienti. In questo caso, non è solo questione di attribuire un nome identificativo al tipo di pagamento ma anche impostare i parametri che consentono al programma di generare correttamente le scadenze sia nel caso di riba che nel caso di altre forme di pagamento. MODALITA’ di pagamento, invece, è semplicemente una voce del menù a tendina utilizzato per indicare il modo in cui si paga, per esempio assegno bancario o circolare, carta di credito, bollettino postale ecc. In questo caso non esiste nessuna interdipendenza con altre sessioni del programma e la voce è solo descrittiva.

TABELLE IVA Permettono di definire le differenti aliquote IVA vigenti e il reparto abbinato al registratore di cassa in uso. Per l’eventuale fattura elettronica è previsto l’inserimento di campi aggiuntivi come l’esigibilità e la natura in caso di aliquota pari a zero. Può essere riportata anche la norma di riferimento da far apparire nei documenti stampati. Nel caso in cui l’azienda abbia a che fare con ESENZIONI, nella lista delle tabelle è possibile inserire anche le diciture specifiche di ciascuna esenzione.

Sempre in materia di natura fiscale, vorrei concludere questa prima parte dedicata alle tabelle segnalandovi CAMBIO IVA cioè lo strumento che consente di convertire il campo iva di una certa aliquota fiscale con altra aliquota. Questo meccanismo si è reso necessario quando il nostro governo ha deciso di aumentare l’aliquota IVA su alcuni generi di consumo, per evitare di dover richiamare a mano, uno ad uno, tutti gli articoli di magazzino coinvolti e cambiarne la percentuale nella scheda prodotto. Tra le nuove tabelle di recente istituzione, troviamo anche quella per le DICITURE IVA REVERSE CHARGE dove sono possibili gli inserimenti delle diciture che richiamano gli articoli di legge in applicazione a particolari forme di non imponibilità dell’IVA. E per ultima, ma non meno importante, cito la tabella “Spese fuori campo IVA” ovvero una lista di voci a descrizione libera e a costo unitario fisso e immutabile che hanno a che fare con spese ricorrenti da registrare in primanota. Per evitare di dover ripetere decine di volte le stesse trascrizioni, si crea un database con queste spese al quale poi si accederà attraverso un menù a tendina della primanota.

Non dimenticate di seguirci anche la prossima settimana….termineremo la lunga descrizione delle tabelle per le impostazioni di base del software LibertyCommerce .