Come promesso eccoci al nostro consueto appuntamento sui segreti e le curiosità del software LibertyCommerce e in particolare, questa settimana, sull’utilizzo della scheda anagrafica clienti, fornitori ed anche agenti. In effetti, la maschera che permette l’inserimento dei dati è in comune alle tre figure commerciali; la spunta sul check box differenzia poi alcuni campi esclusivi ora per l’una ora per l’altra tipologia di anagrafica.
Una doppia selezione è possibile e consente l’inserimento di quell’individuo sia in qualità di cliente che di fornitore.
Per accedere alla suddetta scheda anagrafica è sufficiente un click sul pulsante “Nuovo” dalla finestra principale della sezione Clienti / Fornitori per aprire la scheda omonima che consta di diverse parti:
- Anagrafica
- Impostazioni di default
- Destinazione merce
- Dati bancari
- Cassa Acconti
- Fidelity card
- Fatturazione ricorsiva
- Dati libero professionista
Ciascuna sezione è ricca di campi d’inserimento e check box; vediamole insieme una ad una sorvolando sugli aspetti più ovvi e immediati e soffermandoci su quelli più complessi.
ANAGRAFICA – E’ la scheda che di default si apre all’utente, in attesa di inserire le generalità della persona, compreso il suo indirizzo completo, il codice fiscale, recapiti telefonici e telematici. Da rimarcare il Codice libero che come dice il nome, è un codice di scelta personale che può coincidere per esempio con il numero di partita iva o di codice fiscale ma anche con numeri progressivi di fantasia ecc. La finestra a tendina Tipologia serve, come già visto in precedenza, a distinguere la provenienza del cliente – ovvero come egli abbia conosciuto e contattato l’azienda – mentre sul lato destro, fra i dati aggiuntivi è possibile attribuire a quel cliente il tetto massimo di scoperto tollerato dalla sezione contabile per limitare l’esposizione debitoria quando il nominativo è poco affidabile o sconosciuto. Ancora troviamo gli strumenti per attribuire un agente di vendita e inserire codici interni d’ufficio di riferimento.
IMPOSTAZIONI DI DEFAULT – E’ la scheda che riunisce tutte le impostazioni
generalmente necessarie alla contabilità sia per l’emissione dei DDT (causale trasporto, vettore usato, aspetto dei beni, resa) o delle fatture (pagamento. banca d’appoggio, esenzioni, sconti accordati sia a vendita diretta che a vendita online e listino applicato). E’ possibile applicare anche uno sconto per categoria diverso da cliente a cliente, pertanto la scheda permette l’inserimento personalizzato: una finestrella visualizza tutte le categorie presenti in magazzino, per le quali sia stato imputato uno sconto specifico. A fianco ad essa i soliti pulsanti per la modifica, la cancellazione e il nuovo inserimento.
DESTINAZIONE MERCE – E’ dove si possono trovare i riferimenti per le spedizioni della merce. Possono essere inseriti uno o più indirizzi in modo da trovarli già pronti quando si emette un documento: la compilazione immediata è pure possibile ma rallenterebbe i tempi della vendita causando possibili disagi al cliente. La spunta “default” consente di attribuire ad un indirizzo della lista la preferenza sugli altri presenti: il sistema proporrà sempre quell’indirizzo a meno che l’operatore non scelga diversamente.
DATI BANCARI – In questa scheda, come è intuibile, si trovano i campi per inserire ben tre diversi istituti bancari d’appoggio per le transazioni commerciali di quel cliente specifico. Come da nuove leggi comunitarie, troviamo oltre che i consueti Numero di C/C, ABI CAB e CIN anche IBAN e SWIFT necessari per bonifici, SEPA e altre transazioni sia nazionali che internazionali. Anche in questo caso si può identificare la banca di preferenza con la spunta su “Default“.
CASSA ACCONTI – Ogni qualvolta il cliente provveda a versare un acconto, a qualsiasi titolo (per esempio per prenotare l’acquisto di un determinato bene), l’ingresso in cassa può essere registrato da questa sessione che permette anche di accedere alla stampa di un buono cartaceo da rilasciare al cliente come ricevuta.
GESTIONE FIDELITY – Abbiamo già parlato in passato della valida applicazione interna al software LibertyCommerce, studiata per l’emissione in completa autonomia di tessere fedeltà da consegnare ai clienti. Bene, in questa scheda è possibile visualizzare il numero identificativo della tessera di quel cliente, i punti da lui finora realizzati, e la lista delle vendite associate alla card. Si possono effettuare operazioni non comuni, come modificare o azzerare i punti o riassociare un’altra tessera nel caso la prima sia stata smarrita o rubata.
FATTURAZIONE RICORSIVA – Alcuni clienti possono ricorrere con regolarità a servizi prestati dalla nostra azienda o acquistare metodicamente alcuni beni per i quali è possibile emettere documento contabile a scadenza fissa; questo consente di seguire una periodicità equilibrata e soprattutto di non dimenticare di fatturare tra le tante incombenze a cui bisogna prestare attenzione. In questa parte della scheda del cliente si può innanzi tutto abilitare la “fatturazione ricorsiva” e poi gestirla, inserendo le diverse scadenze con la descrizione del servizio, il suo costo, la periodicità, eventuali sconti e tipo di pagamento. Nel caso si trattasse di beni e non servizi, una spunta su “aggiungi articoli” consente di abilitare una nuova finestra di inserimento con i campi “codice”, “descrizione”, “quantità” e “prezzo di listino”. Allo scadere della ricorrenza, il sistema in automatico avvisa della necessità di fatturare e presenta già un documento semi compilato da verificare, confermare e stampare perché sia a tutti gli effetti inserito in contabilità.
A questo punto, ci rimangono da esaminare solo altre due schede che sono relative, però, all’anagrafica agenti di commercio e liberi professionisti. Scelgo, pertanto, di fermarmi qua per oggi: vi aspetto al prossimo post per terminare questo focus sulla gestione delle anagrafiche.
