Ed eccoci arrivati alla terza e ultima analisi legata alla gestione del magazzino con il software LibertyCommerce, focalizzando l’attenzione su un tipo particolare di articolo ovvero quello identificato dal codice seriale.

Ma che cosa sono i codici seriali? Quali sono i prodotti che necessitano di un codice seriale? E perché usarli?

I codici (o numeri) seriali sono dei codici univoci, assegnati dal costruttore, per identificare in maniera esatta una singola unità di produzione. Solitamente sono riportati su di un’etichetta apposta in una parte nascosta del prodotto con la sigla SN oppure ID seguita da cifre e lettere (stringa alfanumerica) che distinguono un articolo da un altro, benché questi abbiano caratteristiche identiche e facciano parte di una stessa partita di produzione.

Gestione codici seriali

Analogamente a quanto spiegavo per i codici lotto, anche i codici seriali sono indispensabili per rintracciare uno o più prodotti già immessi sul mercato, per esempio, per motivi di malfunzionamento e garanzia; solo che in questo caso non basta risalire al giorno e ora di produzione ma occorre identificare proprio quel prodotto. Spesso questi numeri sono fondamentali anche per la lotta alla contraffazione e per agevolare le forze dell’ordine nel recupero di articoli rubati.

I prodotti che hanno bisogno di un codice seriale sono molti e solitamente fanno parte del mondo informatico, dell’elettronica e della telefonia ma anche piccoli e grandi elettrodomestici, apparecchiature medicali, e persino software, libri e alcuni tipi di riviste e periodici ( i cui codici per quest’ultimi sono però identificati come ISSN o ISBN e sono più assimilabili ai codici lotto).

Nel momento in cui il fornitore consegna alla nostra azienda i prodotti destinati alla rivendita, si dovrà registrare il documento (sia esso un documento di trasporto o una fattura immediata) e aggiornare il nostro magazzino con i nuovi arrivi. L’imballo, solitamente, presenta ben visibile il codice a barre che serve a registrare il tipo di prodotto, marca, modello e principali caratteristiche tecniche.

Nella gestione dei codici seriali un’etichetta adesiva applicata sulla confezione, invece, riporta il codice seriale univoco per quel prodotto: un “codice fiscale” del bene sempre richiesto dal produttore per qualsiasi operazione lo riguardi (registrazione ai fini della validità di garanzia, richiesta di supporto tecnico, implementazione con accessori o prodotti complementari, denuncia di furto o smarrimento ecc…). In fase di caricamento dei prodotti nel magazzino del software  LibertyCommerce, la scheda articolo presenta i campi d’inserimento usuali che ben conosciamo. Il codice da inserire in questa prima fase è quello a barre generico. Tuttavia, terminata l’operazione con il click sul pulsante salva, il programma apre in automatico una nuova maschera d’inserimento che chiede di specificare a mano, uno ad uno, i codici seriali relativi a quel bene (per i più esperti è possibile anche caricare un file del fornitore che contenga già tutti i seriali).

Così facendo, da un’unica maschera prodotto si generano i corrispondenti codici che potranno essere richiamati in qualsiasi momento per un controllo, per smarcarli in fase di vendita ecc. Il modo facile e veloce per fare questo? Dalla gestione magazzino – maschera principale –  selezionare nel menù a barra in alto “Gestione codici seriali” e poi “Ricerca codice” e il gioco è fatto.

Va da sé che in fase di vendita al pubblico, LibertyCommerce propone la lista di codici seriali abbinati al codice a barre digitato in quel momento e attende l’immissione dell’ ID per poterlo registrare nello storico del venduto e smarcarlo contemporaneamente dal magazzino. Così, oltre ad aggiornare la giacenza del prodotto, il software tiene traccia del giorno e dell’ora in cui quel codice seriale è stato ceduto e per qualsiasi evenienza si è in grado di sapere tutti i dettagli della sua movimentazione (dentro alla “scheda articolo” selezionare la sotto cartella “storico articolo“).

Anche nel caso in cui il prodotto seriale sia venduto con fattura, LibertyCommerce propone la maschera di selezione del codice in modo da smarcare dal magazzino il pezzo giusto. Arrivati alla stampa del documento, vedrete che nel corpo descrittivo del documento emesso, compariranno le caratteristiche del bene e il suo seriale.

Torno a sottolineare il fatto che, per poter disporre delle funzioni sopra descritte, è necessario utilizzare una licenza di LibertyCommerce  nella versione Advanced o superiore; ma sono comunque sicura che non perderete l’occasione di assicurarvi quanto di meglio c’è sul mercato visto l’ottimo rapporto qualità-prezzo davvero accessibile a qualunque impresa!