Gestione delle categorie con LibertyCommerce

Il post di oggi  torna ad esaminare uno dei tanti aspetti della funzione magazzino del software LibertyCommerce : la gestione delle categorie. 

Per identificare più rapidamente un articolo presente in magazzino o per avere una stampa di tutti gli articoli disponibili di un certo tipo è necessario specificare, al momento dell’inserimento di quel bene nell’archivio del programma, la categoria alla quale esso appartiene.

Così, per esempio, se l’attività commerciale tratta articoli di telefonia/informatica, le categorie possono identificarsi con “cellulari gsm”, “smartphone”, “accessori”, “laptop”, “server” ecc., mentre se si trattasse di un negozio di videocassette, nel tipo di merce potrebbero essere indicati i generi di film : Azione, Horror, Fantascienza, Guerra … Nel caso si debba effettuare una ricerca di un articolo impreciso del magazzino, il tipo di merce aiuterà a localizzarlo in tempi più rapidi visualizzando solo il genere che interessa e non tutto il magazzino.

Ma la funzione di gestione delle categorie è decisamente indispensabile anche in altri aspetti del programma: nella cassa facile (per la versione advanced) le categorie possono essere visualizzate sotto forma di pulsanti sullo schermo, per un immediato accesso agli articoli da “scontrinare” in fase di vendita; nella gestione dell’e-commerce, le categorie sono fondamentali per una corretta presentazione della merce all’interno del negozio virtuale che così diventa usufruibile a qualsiasi utente, anche il meno esperto; inoltre, tra le innumerevoli opzioni disponibili nel software LibertyCommerce, vi è anche l’inserimento di ricarichi specifici su ogni tipo di categoria (quando per esempio il margine di guadagno di un esercente è legato anche alla tipologia di prodotto venduto). Con le categorie si possono, ancora, tenere statistiche di vendita, gestire gli studi di settore e gestire l’attività degli agenti di vendita.

Vediamo, adesso, come creare e lavorare con le categorie di merce.

Inizio premettendo che, essendo così fondamentali, le categorie merce interagiscono molto con tutte le sezioni del programma; pertanto è facile trovare impostazioni e riferimenti alle categorie in qualsiasi maschera o configurazione di LibertyCommerce. Come spesso accade, ad una stessa configurazione si può accedere in modi diversi: sicuramente dal menù principale (ovvero dalla finestra start del programma – sia esso un pulsante o una delle scelte possibili del menù a tendina della barra superiore) ma anche da qualsiasi altra finestra sempre ché essa sia correlata alle funzioni che dobbiamo modificare.

Al primo avvio del programma, sicuramente è necessario creare “l‘albero delle macro categorie” ovvero le famiglie che conterranno a loro volta le sotto categorie in cui inserire i diversi articoli. Per accedere alla maschera di gestione, si può selezionare la voce corrispondente da “Tabelle” / “Categorie Merceologiche” oppure aprire la finestra del magazzino e cliccare sul pulsante “Modifica Categorie” nel momento in cui già esistono delle categorie da modificare. Qualunque sia il percorso scelto, la finestra che si andrà ad aprire è come quella qui rappresentata

A questo punto, si è pronti a creare una nuova “Famiglia” (che comunque non è necessaria ai fini della gestione delle categorie…..è solo un’opzione in più per gestire ordinatamente categorie particolarmente articolate) e subito dopo un nuovo “Tipo di Merce” nel quale si specifica ovviamente il nome della categoria e una serie di impostazioni quali la durata del prodotto se si tratta di articolo-lotto, il ricarico specifico per ogni listino disponibile, l’esigenza di visualizzare la categoria  – e quindi i relativi prodotti -nel negozio virtuale, la foto o l’icona identificativa della categoria oltre che ad altre particolari abilitazioni “più tecniche” legate ai metatag per i motori di ricerca della rete o addirittura le traduzioni in lingua per chi opera sul mercato estero.

In qualunque momento si possono apportare delle modifiche all’impostazione originaria delle categorie, spostando anche gli articoli da una categoria ad un’altra, eliminando categorie o articoli non necessari. Se, durante l’inserimento di un articolo in magazzino, ci si accorge che il tipo di merce a cui esso appartiene non è stato riportato nella lista sopra menzionata, è sufficiente digitarlo nel campo bianco vuoto confermando con il tasto invio. Una mascherina avvertirà che il nome scritto non è in lista e chiederà se si desidera aggiungerlo. Cliccando su OK si aggiornano i dati.

Ancora alcune brevi informazioni sull’uso delle categorie, accennando alle impostazioni generali del programma che prevedono l’abilitazione per la “Cassa Facile” delle categorie e per esse la possibilità di visualizzarle su tre righe. Per accedervi, basta cliccare sulla voce “Configurazione Programma” del menù a tendina “Configurazioni” della finestra principale. Così facendo, il touch screen presenterà in sequenza (personalizzabile) i pulsanti delle categorie in alto e, alla pressione di uno di questi, gli articoli disponibili per la vendita anch’ essi sotto forma di pulsanti allineati nella parte inferiore.

Per quanto riguarda la funzione di “Studi di settori”, le categorie merceologiche possono essere utilizzate per un’analisi all’interno della propria azienda sulle tipologie di vendita di prodotti a discapito di altri, soprattutto quando le cessioni di beni avvengano contestualmente all’emissione di fattura o altro documento contabile simile. Infatti, in LibertyCommerce  è prevista una finestra a tendina chiamata “Tipologia” che consente di richiamare a posteriori le vendite di un certo tipo per confrontare i dati e pilotare le scelte aziendali verso i canali più proficui. Va comunque detto che, per consentire come sempre la massima libertà dell’utente, la lista delle “Tipologie” non è vincolata a quella delle categorie già create, pertanto essa andrà di volta in volta aggiornata con le voci che effettivamente sono utili a fini delle indagini statistiche.

Anche per gestire correttamente i propri agenti di vendita è necessario attribuire loro le categorie merceologiche che sono autorizzati a trattare per nostro conto: per ogni agente esiste, come sappiamo, la scheda anagrafica corrispondente contenente tutti i dati che lo riguardano.

Dal menù principale, con il pulsante “Clienti – Fornitori” “Nuovo” e spunta su “Agente” (ma è possibile anche accedere direttamente da StockInApp come vi spiegherò in altra sede) si apre la finestra di anagrafica divisa in varie sezioni. Quella che a noi interessa in questo momento è contrassegnata con il nome “Scheda Agente” e contiene diversi moduli da perfezionare tra cui anche quello delle categorie da assegnare. Facilmente con il pulsante “Aggiungi” è possibile accedere ad una sotto finestra nella quale è possibile “flaggare” le voci di categoria interessate.

Per concludere, ricordo che un ruolo fondamentale delle categorie merceologiche è legato alla gestione del negozio virtuale senza le quali sarebbe impossibile gestire una qualsiasi vendita.

Come in un supermercato della grande distribuzione esistono i reparti e le corsie, ciascuno dedicato ad un settore differente (cancelleria, prodotti per l’igiene, abbigliamento ecc) così anche in un negozio virtuale occorre catalogare ordinatamente la merce perché sia facilmente consultabile ed accessibile dall’utente medio.

L’esportazione automatica del software LibertyCommerce verso la piattaforma dell’ e-commerce, rende tutto assolutamente lineare ed immediato a patto che si sia strutturato molto bene il magazzino durante la fase di creazione degli articoli e delle loro categorie di appartenenza.

Per non dilungarmi oltre, risultando dispersiva e noiosa, termino qui anche se, come dicevo, l’argomento si presterebbe ad ulteriori analisi di altri aspetti forse più tecnici ma sicuramente utili. Tuttavia, se qualcuno di voi avesse bisogno di chiarimenti o approfondimenti, come sempre può lasciare un commento o scrivere alla nostra casella di posta….non tarderemo a rispondere! Grazie e a presto!